Du kannst nur strukturiert arbeiten, wenn du einen klaren Überblick über dein gesamtes Aufgabengebiet hast. Es mag noch so groß und vielfältig sein. Projekte, Routineaufgaben oder Besprechungstermine lassen sich gegeneinander abgrenzen, auch wenn sie sich auf den ersten Blick wie ein ineinander verwobenes Dickicht anfühlen.
Daher steht zu Beginn einer Genussworking-Strategie immer eine Inventur aller Tätigkeiten, aller Projekte und ihr momentaner Erledigungsstand. Nimm dir notfalls auch außerhalb der Dienststunden die Zeit für diese Übersicht. Du wirst die investierten Minuten oder Stunden vielfach zurückbekommen.
In deiner Inventurliste stehen am Ende zum Beispiel
-alle gerade offenen Projekte samt Detailaufgaben/Todos.
– alle Routineaufgaben wie Rechnungslegung, Schriftverkehr oder
Buchhaltungsaufgaben
– Posteingangs-Bearbeitung (Gedrucktes und Digitales)
– Postausgang und Ablage (gedruckt und digital)
– Besprechungstermine (im Büro oder als Dienstreise geplant)
– die Aufgabenplanung (für die kommende Woche und für den Tag)
Strukturiert arbeiten kannst du nur, wenn du auf ein System bauen kannst, das es dir ermöglicht, alle Unterlagen, sowohl digital als auch in Papierform, bis hin zum Katalog oder Zeitschriftenmaterial einer Ablage zuuordnen. Nur so bleibt dein Schreibtisch samt Umgebung frei von herumliegendem Papierkram.
Projektordner oder Projektmappen sorgen dafür, dass du spezifische Posteingänge sofort zuordnen kannst, und sei es nur im Posteingangsfach des jeweiligen Ordners bzw. der jeweiligen Mappe. Während der Inventur darf es auch einmal chaotisch aussehen. Da wird jeder Projektordner nicht nur haptisch sondern auch digital auf seinen aktuellen Stand hin gecheckt. TODO-Listen werden aktualisiert.
So schaut es bei mir aus (aber nur dann!), wenn wieder einmal ein Aufgabencheck fällig ist.
Terminmappen sorgen dafür, dass Posteingänge, die auf Termin gelegt werden müssen, am richtigen Tag schnell zur Verfügung stehen.
Aufgabenfächer helfen dabei, aufgabenspezifische Unterlagen so zu sammeln, dass sie zu einem bestimmten Zeitpunkt in einem Zug erledigt werden können. Wenn nicht gerade eine einzelne Dringlichkeit gegeben ist, werden zum Beispiel Rechnungen, die zu schreiben oder zu bezahlen sind, in jeweils eigenen Fächern gesammelt. Dort sind sie auch leicht zu finden, wenn jemand eine Frage dazu hat.
Wenn du es sinnvoll und zeitsparend findest, wichtige und längere Telefonate zeitlich zusammenzufassen, ist auch hier ein eigenes Fach praktisch.
Eine Ablage für „Sonstiges“, das aus dem Posteingang heraus nicht eindeutig zugeordnet werden kann und nicht wichtig erscheint, muss es auch geben, wenn unnötiges Papier vom Arbeitsplatz verschwinden soll. Bei Zeitschriften, Statistiken und Berichten ist man sich manchmal nicht sicher, ob man sie gleich entsorgen soll oder später doch einmal kurz durchsehen will. Hier erhalten sie noch eine Gnadenfrist.
Dinge, die nur noch auf ihre Archivierung warten, haben auch ein eigenes Fach verdient, denn nicht immer hat man Zeit, ein nicht mehr benötigtes Dokument sofort abzulegen.
Wenn alle Projekt-Todos klargestellt sind und Routineaufgaben feststehen, die man zusammenfassen kann (zum Beispiel Rechnungen an Kunden schreiben), können Prioritäten gesetzt werden. Hier beginnt das konkrete strukturierte Arbeiten.
Das Abarbeiten von Projektschritten und das Leeren der Aufgabenfächer wird nach den Kriterien „dringend und wichtig“ beurteilt und so grob für einen Zeitplan der kommenden Arbeitswoche oder des Arbeitstages vorbereitet.
Die unten dargestellte, bewährte „Eisenhowermatrix“ zur Priorisierung von Aufgaben leistet dabei nützliche Dienste.
Ich gehe davon aus, dass nun sowohl die papierenen als auch die digitalen Schriftstücke ihren eindeutigen Platz in deinem Ordnungssystem eingenommen haben. Sogar ein gewisser, nicht besonders wichtiger oder dringlicher Restbestand an Dokumenten wartet in einem eigenen Ordner oder Fach auf seine endgültige Zuordnung. Dein Arbeitsplatz ist frei von fliegenden Blättern unbekannter Art.
Letztlich geht es darum, die Erledigungserfordernisse in einen Zeitrahmen zu bringen, der dir möglichst stressfreie Arbeitstage garantiert.
Bestimmt hast du schon gewisse Routinen entwickelt, mit denen du gut zurechtkommst. Hier wirst du die erforderliche Zeit sehr zielgenau planen können. Gönne dir dieses Erfolgserlebnis in einem ersten Durchgang.
Es gibt aber oft auch Aufgaben, die immer mehr Zeit erfordern als man es erwartet hat. Besonders bei solchen, die sowohl wichtig als auch dringlich sind, die also oberste Priorität haben, hilft dann nichts anderes, als ganz ehrlich zu analysieren, woran das liegt.
Ziel ist es letzten Endes, dass du so gut wie alle Aufgaben innerhalb einer Zeitspanne erledigen kannst, die du dafür vorgesehen hast. Nur so kannst du in Zukunft Arbeiten zeitlich richtig einschätzen und verlässlich auf deinen Bürotag verteilen. Nur so werden auch deine Erholungszeiten nicht beschnitten, und nur so wird deine Genussworking-Strategie perfekt funktionieren.
Das Geheimnis: First things first und ein guter Zeitplan für alle Erledigungen.
Eine ehrliche Inventur aller Aufgaben, beginnend mit den dringensten und wichtigsten.
Vorbereitungszeit: 60 min.
Es müssen nicht alle Aufgaben an einem Tag analysiert werden, aber ein Anfang ist wichtig. Die Zeitspanne der Inventur soll aber auch nicht zu groß sein.
Strukturiertes Arbeiten braucht eine Grundordnung, was den Zugriff auf digitale und papierene Dokumente betrifft und realistische Zeiteinteilung, um die dir zustehenden Genusspausen nicht zu beschneiden. Hier einige Tools:
Hier noch mehr zum Umgang mit ungeliebten Aufgaben ⇒
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Als Büromensch, egal ob als Angestellter oder Chef, war ich immer überzeugt, dass das Wohlfühlen am Arbeitsplatz oberste Priorität hat. Zu viele Stunden an Lebenszeit werden hier verbracht.Ich möchte dir hier meine Erfahrungen als Genussworker weitergeben. Finde auch du deine optimale Genussworking-Strategie.
Mehr zum Thema GENIESSEN – auch in der Freizeit – findest du auf meinem BLOG „Genießen bringt Glück“. Schau mal vorbei. ⇒
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