Es gibt eine ganze Menge an Gründen, warum wir Aufgabenerledigungen aufschieben. Die meisten sind uns nicht eindeutig bewusst.
Allein das Gefühl sagt dir: Diese eine Aufgabe ist für mich ein Genusskiller. Sie wird mir Ärger machen und viel Zeit kosten. Dafür bin ich heute (und vielleicht auch morgen und übermorgen) nicht in Stimmung.
Das Problem: diese rein gefühlsmäßige Beurteilung einer Arbeitsaufgabe kann sich dann zu einem echten Stressfaktor entwickeln, wenn du objektiv betrachtet genau weißt, dass die Erledigung eigentlich dringend oder wichtig (oder beides) ist und durchs Aufschieben nicht einfacher wird.
Umso wichtiger ist es, im Zuge deiner Aufgabenplanung für die kommende Arbeitswoche dann, wenn diese Aufgabe wieder auftaucht, in einem ersten Schritt zu klären, ob dir vielleicht nur Informationen oder Unterlagen fehlen, um die Aufgabe problemlos zu erledigen.
Wenn ja, plane zumindest Zeit ein, in der du dich nur einmal darauf konzentrierst, die fehlenden Puzzleteile zu organisieren.
Die Freude an der Arbeit hat viel damit zu tun, dass du dir sicher bist, alle deine Aufgaben problemlos erledigen zu können. Manchmal neigt man dazu , Erledigungen aufzuschieben, weil nicht klar ist, was der Kunde, der Chef oder die Kollegen, die in einem Projekt mit dir zusammenarbeiten, eigentlich von dir erwarten. Vielleicht hat dir auch bisher keiner wirklich gezeigt, wie du an eine spezielle Aufgabe am besten herangehst. Es fehlt also an der entsprechenden Schulung. Oft will sich auch die zündende kreative Idee, die du zur Erledigung einer Aufgabe brauchen würdest, nicht einstellen.
Gehe in diesem Fall einmal bewusst der Frage nach, welche Fähigkeiten dir für die Erledigung bestimmter Aufgaben noch fehlen, welches Wissen du noch bräuchtest, damit du dich in der Verzweiflung nicht den scheinbar einfachsten Weg, das Aufschieben, wählst.
Die Lösung liegt meistens in der Einsicht, dass du dein Einzelkämpferdasein aufgeben musst. Versuche, einen Experten zu finden, der weiß, wie es geht. Hol dir über informelle Tipps beim Smalltalk mit Kollegen Ratschläge oder rede mit deinen Firmenverantwortlichen über Schulungsmöglichkeiten, wenn du das Gefühl hast, dass du für bestimmte Aufgaben einfach mehr Know How brauchst.
Ich habe im Laufe meines Berufslebens immer wieder die Erfahrung gemacht, dass ich Aufgaben deshalb gerne auf die lange Bank geschoben habe, weil irgendjemand an der Schnittstelle zu meinem Bereich schlecht zugearbeitet hat. Zu wissen, dass man eine Erledigung nicht selbst in der Hand hat, kann dazu führen, dass man andere Dinge immer wieder vorrangig behandelt.
Manchmal hilft es, die Problematik gemeinsam zu klären und zu verbessern. Oft ist es aber hilfreicher, entweder die problematische Aufgabe loszuwerden oder die Verantwortung für die fehlenden Glieder in der Kette, wenn möglich, selbst zu übernehmen, im Tausch mit anderen Tätigkeiten.
Man macht im Büroleben natürlich immer wieder die Erfahrung, dass sich ein Problem im Zusammenhang mit Arbeitsaufgaben nach einiger Zeit von selbst in Luft auflöst.
Grundsätzlich ist der Versuch, unangenehme Aufgabenerledigungen auszusitzen, keine gute Idee, wenn man der Forschung zum Thema „Aufschieben bzw. Prokrastination “ glauben darf. Studien zeigen, dass Vermeidung oft kurzfristig Stress reduziert, langfristig aber zu mehr Problemen führt (z. B. Borkovec et al., 2004: Avoidance theory of worry).
Als Warnung mag eine grobe Faustregel in der Wirtschaft und im Projektmanagement gelten, die lautet::
„Wenn du lange genug nichts tust, erledigen sich 80 % der Probleme von selbst – aber die restlichen 20 % ruinieren dich.“
Da ist es schon vernünftiger, den persönlichen Gründen für den Drang zum Aufschieben auf den Grund zu gehen.
Ja, es gibt natürlich Tätigkeiten, die man im Rahmen eines interessanten Aufgabenspektrums miterbt und die einem einfach nicht liegen.
Du entwickelst vielleicht gerne neue Ideen, aber präsentierst sie nur ungern vor einem großen Forum. Ein Grund, die Gestaltung der Powerpoint -Präsentation immer wieder vor sich herzuschieben.
Du musst vielleicht deine Tätigkeiten regelmäßig dokumentieren, was für dich eine aufwändige Zusatzbelastung bedeutet und nicht nur viel Zeit kostet, sondern auch deine produktiven Aufgaben behindert. Hier kann Aufschieberitis besonders unangenehme Folgen haben. Wer hat nicht schon einmal versucht, ein Fahrtenbuch über einen gewissen Zeitraum aus dem Gedächtnis nachzuvollziehen. Das kostet richtig viel Zeit.
Was also tun?
Verbinde die positive und sofortige Erledigung von Aufgaben, die dir unsympathisch sind, mit einem unmittelbar darauffolgenden Genusserlebnis. (Ideen zum Thema Genusspausen findest du hier im Blog in einer eigenen Rubrik)
Wie an obigen Beispielen gezeigt, lässt sich Aufschieberitis mit relativ einfachen Mitteln bekämpfen. Man muss nur strategisch vorgehen. Ein erster Schritt ist dabei, die Gewohnheit zu entwickeln, in dem Moment, wo die ungeliebte Aufgabe ins Spiel kommt – etwa bei der Terminplanung – sofort die Maßnahmen gegen das Aufschieben in Gang zu setzen. Das heißt einerseits, eine der gezeigten Ursachen zu identifizieren. Andererseits sind aber auch gewisse Rituale, von denen ich hier zwei nennen will, sehr effektiv.
„Eat the Frog“ nennt man eine Methode, die darauf abzielt, eine besonders unangenehme Aufgabe gleich am Wochen- und Tagesanfang zu machen. Um 9 Uhr ist die Konzentrationsfähigkeit normalerweise am höchsten und die Erfolgsaussichten sind besonders gut. Das schafft Erleichterung für die ganze bevorstehende Arbeitswoche.
Der zweite Trick einer Strategie gegen das Aufschieben ist es, sich für jeden Tag der Arbeitswoche zumindest eine besonders herausfordernde Aufgabe als Tageshighlight vorzunehmen. Sollte einmal danach garnichts mehr so recht laufen, ist zumindest ein schwerer Brocken geschafft – so die Vorstellung dahinter. Erfahrungsgemäß beflügelt aber so ein Erfolgserlebnis und wirkt sich positiv auf die restlichen Erledigungen aus.
Finde die Ursache und wende deine Strategie gegen Genusskiller-Aufgaben an.
Vorbereitungszeit: für Analyse 5-10 min.
Beim Aufgabencheck unangenehme und schwer zuordenbare Aufgaben erst einmal separieren. Dann Ursachenanalyse.
Belohne dich nach der erfolgreichen Erledigung einer unsympathischen Aufgabe mit einer besonders schönen Genusspause
Drei Methoden haben sich gegen Prokrastination besonders bewährt
Hier geht es zu den Ideen, wie du Zeitdiebe entlarvst ⇒
Auf 180 Seiten zeige ich dir in diesem E-Book noch ausführlicher als in diesem BLOG, wie du Schritt für Schritt deine perfekte Genussworking Strategie aufbaust.
Als Büromensch, egal ob als Angestellter oder Chef, war ich immer überzeugt, dass das Wohlfühlen am Arbeitsplatz oberste Priorität hat. Zu viele Stunden an Lebenszeit werden hier verbracht.Ich möchte dir hier meine Erfahrungen als Genussworker weitergeben. Finde auch du deine optimale Genussworking-Strategie.
Mehr zum Thema GENIESSEN – auch in der Freizeit – findest du auf meinem BLOG „Genießen bringt Glück“. Schau mal vorbei. ⇒
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