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5 Strategien, wenn du im Job ausgenutzt wirst

Was du tun kannst, um nicht zum Mädchen für alles zu werden

Canva Pixabay 2

Inhaltsverzeichnis

Wer ausgenutzt wird, ist oft selber schuld

Es gibt im Arbeitsleben einen bestimmten Typ Mensch, der immer wieder ausgenutzt wird und oft sogar selbst dafür sorgt. Wer zu nett ist, zu hilfsbereit oder zu schnell „Ich mach das schon“ sagt, läuft Gefahr, dauerhaft Aufgaben zu übernehmen, die eigentlich gar nicht zu seiner Rolle gehören. Das Ergebnis? Du wirst zum sprichwörtlichen Mädchen für alles, ständig überlastet und fühlst dich im Job ausgenutzt.

Falls dir das bekannt vorkommt, gehörst du vielleicht genau zu diesem Typ.

Die gute Nachricht: Du kannst lernen, Grenzen zu setzen und dich klarer zu positionieren. In diesem Beitrag zeige ich dir 5 Strategien, mit denen du nicht länger ausgenutzt wirst – und vermeidest, dass du zur Dauervertretung für alles und jeden wirst.

Strategie Nr.1: Lerne endlich, "nein" zu sagen

Ein „Nein“ ist keine Unhöflichkeit, sondern Selbstschutz. Sag klar, wenn deine Kapazitäten erschöpft sind. Wer immer Ja sagt, wird immer gefragt.

Das Nicht-Nein-Sagen-Können hat oft tiefere psychologische Wurzeln. Viele Menschen haben schon früh gelernt, dass Zustimmung und Hilfsbereitschaft mit Anerkennung belohnt werden – während Ablehnung zu Kritik oder Ausgrenzung führt. Dieses Muster kann dazu führen, dass wir unbewusst vermeiden wollen, andere zu enttäuschen oder Konflikte auszulösen.

Du hast natürlich auch den Wunsch, als kompetent, loyal und teamorientiert wahrgenommen zu werden. Wenn eigentlich ein „Nein“ fällig wäre, fürchtest du, als faul, unkooperativ oder schwierig zu gelten. Dein unbewusstes Bedürfnis nach Zugehörigkeit kann so stark sein, dass du deine Grenzen übergehst – zulasten von Gesundheit, Zeit und Arbeitsqualität.

 

So brichst du das Muster:
Starte deine neue Abgrenzungs-Strategie mit kleinen, klar formulierten Neins – am besten in Situationen mit geringem Risiko. Begründe dein Nein sachlich („Ich bin aktuell mit XY extrem ausgelastet“) und biete, falls möglich, eine Alternative an. So bleibst du konstruktiv, schützt aber deine Zeit und signalisierst, dass deine Kapazitäten nicht unbegrenzt sind. Mit jedem erfolgreichen Nein steigt dein Selbstvertrauen – und deine KollegInnen gewöhnen sich daran, dass du auf einmal Grenzen setzt.

Stretegie Nr.2: Schrei nicht immer "hier !" bei neuen Aufgaben

Wenn in Meetings gefragt wird „Wer macht das?“, halte dich zurück. Wer zu oft freiwillig einspringt, macht sich selbst zum Dauer-Lückenbüßer. 

Setzte bewusst auf eine passivere Strategie. Ein erster Schritt dazu: Blicke ein wenig zurück und frag dich selbst, wie oft du für ein neues Projekt reges  Interesse zeigst oder dich für eine Aufgabe regelrecht anbietest, ohne dass jemand von vornherein konkret auf dich zugegangen ist? 
Manchmal passiert das reflexartig, weil man helfen will – oder vielleicht Angst hat, als undynamisch zu gelten.

Wenn du ehrlich bist: Gab es Situationen, in denen du dich danach geärgert hast, weil die Aufgabe eigentlich nicht deine war?
Beobachte dich in den nächsten Meetings. Atme tief durch, bevor du dich meldest. Halte es aus, wenn sich sonst niemand freiwillig meldet. Die anderen rechnen vielleicht damit, dass du wieder umfällst, weil du diese Stille nicht  so gut erträgst wie sie.
 Prüfe in diesem entscheidenden Moment lieber: Passt das zu meinen Zielen, habe ich das nötige Zeitbudget – oder ist es nur ein Reflex, den ich jetzt beherrschen muss?

Lass auch mal andere ins Schwitzen kommen.

Aufgabenverteilung - nicht immer hier schreien

Achtung Falle !

Ein Meeting, bei dem Aufgaben verteilt werden:

Wenn du bis über die Ohren zu tun hast, dann bleibe auch nonverbal passiv. Häufiger Blickkontakt zum Aufgabenverteiler kann Mehrarbeit verursachen….

… vor allem, wenn die Kollegen und Kolleginnen den Trick kennen und du nicht.

Strategie Nr.3 : Aufgabenbeschreibungen in Frage stellen

Weiß dein Umfeld überhaupt, was deine Kernaufgaben sind – und was nicht? Viele Überlastungen entstehen, weil Zuständigkeiten diffus bleiben. Denk an die letzten Wochen: Wie viele Aufgaben waren fachfremd oder lagen eigentlich im Verantwortungsbereich anderer? Halte fest, wenn solche Fälle gehäuft auftreten. 

Gute Aufgabenbeschreibungen für den gesamten Arbeitsbereich einer Abteilung, die auch jeweils einen Hinweis enthalten, wer verantwortlich ist, sorgen für klare Verhältnisse. 

Wenn du das Gefühl hast, dass bestehende Aufgabenbeschreibungen bei weitem nicht mehr stimmen (und das zu deinem Nachteil), ist es strategisch sinnvoll, eine Aktualisierung vorzuschlagen. 
Im Zuge so einer Neufassung ergibt sich oft die Gelegenheit, zu zeigen, wie die Lasten verteilt sind und wer im Vergleich zu anderen derzeit mehr tragen muss als zumutbar ist.

Genussworking ist nur möglich, wenn alle die Karten ehrlich  auf den Tisch legen und  die Aufgabenverteilung regelmäßig besprechen.

Ein  perfektes Aufgabenmanagement denkt auch immer das  Pausenmanagement mit.

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Strategie Nr.4 : Störungen durch Spontanaufträge entgegenwirken

Halte über dein persönliches Zeiterfassungstool mindestens  eine Woche lang nur alle Unterbrechungen deiner Arbeit durch spontane  Spezialaufträge fest, die immer wieder auf deinen Schreibtisch flattern und angeblich besonders dringlich sind.
Viele merken erst beim Dokumentieren, wie oft der Tag wegen kleiner Unterbrechungen durch spontane Zusatzaufgaben zerschnitten wird. 
Gutmütige Menschen lassen sich in kleinen, unscheinbaren Dosen besonders oft ausnutzen – nicht aus böser Absicht, sondern weil sie den guten Ruf haben, keinen Widerstand zu leisten.

Wenn du zu dieser Spezies zählst, hilft nur eine gezielte Strategie gegen die „Kannst du mal eben?-Momente.“  Merke dir einfach 4 Phasen, die du bei spontanen Störungen durch „ungebetene“ Auftraggeber in Gang setzen musst:

Deine neue Abwimmel-Strategie als 4-Phasen- Modell.

Phase 1: Sofort stoppen statt zusagen, höflich mitteilen, wann das, woran du gerade arbeitest, fertig ist, weil es für dich Vorrang hat. Schnell einen späteren Zeitpunkt ausmachen, falls nötig. Nicht länger unterbrechen lassen als 2 Minuten.

Phase 2: Frag nach, was denn so dringend ist. Du wirst dich wundern, wie schnell manche Anfrager in diesem Moment wieder abziehen.

Phase 3:  Alternative vorschlagen: Wer hat vielleicht gerade mehr Zeit, wenn es wirklich so eilt? Schlage jemanden vor, der das auch können sollte.

Phase 4: Die Parkplatzmethode: Wenn du den Spontanauftrag zwar ohne großen Aufwand erledigen kannst und willst, aber eben nicht sofort, sage zu, dass er auf deine TODO-Liste kommt und so zeitnah wie nötig erledigt wird.

Wenn du diese Strategie konsequent durchhältst, wird die Karawane der Störenden  schon bald immer öfter an dir vorüberziehen. 

Strategie Nr.5 : Delegieren statt alles selber machen

Wenn du dich wirklich ausgenutzt fühlst, überlege dir: Welche Aufgaben auf meinem Tisch könnte eigentlich jemand anderes übernehmen – vielleicht sogar besser als ich?

Delegieren heißt nicht, Verantwortung abzuschieben, sondern Ressourcen im Team sinnvoll zu nutzen.
Beobachte im Alltag, ob du Aufgaben annimmst, weil es „schneller geht, wenn ich es selbst mache“. Frage dich: Welche Folgen hätte es, wenn ich diese Aufgabe weitergebe? Oft ist der schlimmste Effekt nur, dass du etwas Kontrolle abgibst – und dafür Zeit gewinnst.

Delegieren lernen

 
Die Kurzformel für problemfreies delegieren:

-Die richtige Aufgabe wählen
– Die richtige Person  beauftragen 
– Aufgabe klar kommunizieren
 –Verantwortung geben
 – smart kontrollieren
  -Erfolg würdigen

 

Wenn du wirksam delegieren willst, gibt es ein paar Kernpunkte, die entscheidend sind – sonst landet die Aufgabe am Ende doch wieder bei dir oder wird halbgar erledigt.
Hier die wichtigsten Punkte, kurz und praxisnah:

1. Die richtige Aufgabe auswählen

  • Delegiere Aufgaben, die nicht zwingend deine Kernkompetenz oder Priorität brauchen.

  • Vermeide es, kritische Kernaufgaben „einfach abzugeben“, wenn sie stark an deine Rolle gebunden sind.

2. Den richtigen Empfänger wählen

  • Achte auf Fähigkeiten, Erfahrung und Kapazität der Person.

  • Delegieren heißt nicht: Irgendwem was aufdrücken – es muss realistisch erfüllbar sein.

3. Klar kommunizieren

  • Was ist zu tun?

  • Bis wann soll es fertig sein?

  • Wie soll es aussehen (Qualitätsmaßstab, Format, Detailgrad)?

  • Sag auch, warum die Aufgabe wichtig ist – das erhöht die Motivation.

4. Verantwortung übergeben – nicht nur Arbeit

  • Mach klar, dass die Person Entscheidungen treffen darf (im vereinbarten Rahmen).

  • Nur so entlastet dich die Aufgabe wirklich.

5. Kontrolle planen, ohne zu mikromanagen

  • Vereinbare Zwischenstände oder Check-ins, statt ständig „drüberzuhängen“.

  • So bleibst du informiert, ohne die Arbeit wieder an dich zu ziehen.

6. Ergebnis würdigen

  • Anerkennung motiviert – und sorgt dafür, dass Kolleg*innen auch beim nächsten Mal bereit sind, etwas zu übernehmen.

TODO-Box

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Wer ausgenutzt wird, provoziert das oft selbst. Eine klare Strategie hilft, das zu vermeiden

Grenzen setzen

Vorbereitungen

„Kannst du mal eben?-Momente“ dokumentieren und Antworten auf spontane Störungen  parat haben

Vorbereitungszeit:  60 min. inclusive Programminstallation

Mein Genusstipp für die Abgrenzungsstrategie

Gönne  dir eine Belohnung für jedes „Nein“, das dir gelungen ist und das dir mehr Freiraum oder ungestörtes  Weiterarbeiten  ermöglicht hat.

Genuss-Tools

Vielleicht genügt ja auch schon ein Notizblock zur Erfassung der Versuche, dir Spontanaufträge zwischen Tür und Angel zuzuschanzen. Wenn du  einen Tracker testen willst, kann sich der hier als einfaches  Genusstool erweisen.

  • Clockify zum Tracken der Unterbrechungen
  • Eine klare Beschreibung deiner Stelle und Aufgaben
  • Vorbereitung von Tracker-Hashtags für diverse Unterbrechungen

Hier geht es weiter zum Thema Pausenmanagement ⇒ 

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Bild von Dr.Dietmar Huber

Dr.Dietmar Huber

Als Büromensch, egal ob als Angestellter oder Chef, war ich immer überzeugt, dass das Wohlfühlen am Arbeitsplatz oberste Priorität hat. Zu viele Stunden an Lebenszeit werden hier verbracht.Ich möchte dir hier meine Erfahrungen als Genussworker weitergeben. Finde auch du deine optimale Genussworking-Strategie.

Mehr zum Thema GENIESSEN – auch in der Freizeit –  findest du auf meinem BLOG „Genießen bringt Glück“. Schau mal vorbei.   ⇒ 

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