Unordnung am Schreibtisch ist ein elementarer Stressfaktor. Ursache ist oft ein mangelhaftes Ordnungssystem, vor allem im Umgang mit der gesamten Eingangspost. Grundsätzlich muss jegliches Papiermaterial – vom Dokument bis hin zur Zeitschrift so im Ablagesystem und damit vom Schreibtisch verschwinden. Man muss es aber auch leicht wieder finden, wenn man es braucht.
In einem geordneten Umfeld wirkt dir Dame vom Titelbild sichtlich entspannter als vorher, nicht wahr?
Effizientes und auch lustvolles Arbeiten ist nur möglich, wenn du dich auf ein perfektes Ordnungssystem stützen kannst. Die Grundlage dafür ist ein entsprechendes Equipment.
Das gilt nicht nur für den digitalen Bereich, sondern auch für alle papierenen Dokumente. Die bekommst du nur vom Tisch, wenn du weißt, welchen Aufgaben sie zuzuordnen sind, wo sie bis zur konkreten Bearbeitung zwischengelagert werden können und wann sie ganz exklusiv wieder auf den Schreibtisch kommen sollen.
Unter den Papieren gibt es natürlich auch Kandidaten fürs Archiv und für die sogenannte „runde Ablage“, den Papierkorb. Manche müssen auch digitalisiert und in Datenbanken gespeichert werden. Dazu mehr in einem eigenen Beitrag, in dem es um die digitale Ordnung geht.
Daher die Grundregel: Auf den Schreibtisch gehören nur die aktuell zu bearbeitenden Papiere und bestenfalls Dokumente, für die man einen Anruf erwartet. Der Rest sollte zunächst in mobile Ablagefächer kommen, bis er sortiert wird, und zwar außerhalb des unmittelbaren Blickfeldes am Schreibtisch. Ich platziere diese 5 bis 6 Fächer entweder im, oder auf dem halbhohen Büroschrank hinter mir. Bei mir sind es
– das Fach mit dem aktuellen Posteingang
– Fächer für spezielle Aufgaben (z.B. Rechnungen schreiben, Belege scannen)
– Fächer für tagesaktuell benötigte Projektmappen
– ein Fach für die Ablage zu Projekten
– ein Fach für die unspezifische Ablage
Aus der Bearbeitung von Projekten ergeben sich nach meiner Erfahrung immer wieder Sammlungen von losen Blättern, die nicht gleich in Aktenordner abgeheftet werden können und oft schnell zur Verfügung stehen müssen
Für diesen Zweck empfehle ich Ordnungsmappen, wie sie etwa von bene angeboten werden.
Um sie nach Projektabschluss wiederverwenden zu können, füge ich unter der Ordnerhülle ein gefaltetes DIN A4 Blatt mit dem Projektnamen ein (siehe Bild)
Damit die Beschriftung der 12 Fächer auf der Mappenvorderseite ebenfalls wiederverwendbar ist, schneide ich mir Post-it-Rollen zurecht. Das ist veilleicht nicht besonders hübsch, aber es ist sehr effektiv.
Damit die tagesaktuellen Unterlagen -vor allem in Bezug auf Termine – schnell griffbereit sind und trotzdem nicht den Arbeitsbereich am Schreibtisch belagern, lohnt es sich, ein eigenes Ordnungssystem zu verwenden.
In verschiedenen Beiträgen zum Thema „Zeit gewinnen“ gehe ich in meinem BLOG näher darauf ein.
Ideal sind für diesen Zweck Hängeordner, vor allem dann, wenn man viele Aufgabenerledigungen auf Termin halten muss.
Es gibt viele Systeme, die entweder ausziehbar in einen Büroschrank oder Rollcontainer integriert werden können (etwas teurer)oder Hängeordnerboxen, die man einfach ins Fach oder bei aktuellem Bedarf auch einmal auf den Schreibtisch kann.
Man muss davon ausgehen, dass nicht alles, was im Laufe des Tages auf dein Schreibtisch flattert, sofort der richtigen Aufgabe zugeordnet werden kann. Immerhin ist es aber so gut wie immer klar, ob etwas wichtig ist oder zu einer dringlichen Angelegenheit gehört. Was weder wichtig noch dringlich ist, verschwindet bei mir im Büroschrank. Das ist das letzte Stadium vor der endgültigen Ablage in Ordnern oder der „runden Ablage“, dem Papierkorb.
Hier landet in einem Fach alles, was für die Ablage oder das Archiv bestimmt ist. Der Rest ist die sogenannte „Vorhölle“. Das sind die Fächer, in denen zum Beispiel Zeitschriften, Berichte und Prospekte aller Art gesasmmelt werden. Diese werden etwa alle zwei Monate daraufhin durchforstet, ob sie nicht wenigstens noch einen Unterhaltungswert haben. Sonst landen sie spätestens nach dieser Razzia im Papierkorb.
Genussworking ist ohne Ordnung im Genussbiotop Büro nicht denkbar.
Wenn noch nicht vorhanden: mindestens 5 Kunststoff-Ablagefächer besorgen, sie sollten stapelbar sein.
Vorbereitungszeit: 15 min. für Vorauswahl im Internet
Lass maximal 1 Ablagefach auf dem Schreibtisch, und zwar jenes für die aktuelle Aufgabe. Übersichtlichkeit wirkt erwiesenermaßen stressmindernd.
Hier noch einmal eine kleine Checkliste der Ordnungselemente, um unnötige Dokumente und Blätter am Schreibtisch zu vermeiden.
Auf 180 Seiten zeige ich dir in diesem E-Book noch ausführlicher als in diesem BLOG, wie du Schritt für Schritt deine perfekte Genussworking Strategie aufbaust.
Als Büromensch, egal ob als Angestellter oder Chef, war ich immer überzeugt, dass das Wohlfühlen am Arbeitsplatz oberste Priorität hat. Zu viele Stunden an Lebenszeit werden hier verbracht.Ich möchte dir hier meine Erfahrungen als Genussworker weitergeben. Finde auch du deine optimale Genussworking-Strategie.
Mehr zum Thema GENIESSEN – auch in der Freizeit – findest du auf meinem BLOG „Genießen bringt Glück“. Schau mal vorbei. ⇒
Ich freue mich über jede Rückmeldung zu diesem Beitrag
Widget für weitere Beiträge / Widget für vorher-nachher Beiträge-Navigation und Kommentare-Widget
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Vimeo. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von YouTube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie müssen den Inhalt von reCAPTCHA laden, um das Formular abzuschicken. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten mit Drittanbietern ausgetauscht werden.
Mehr Informationen
